5 Veelgemaakte Fouten bij het Plannen van een Bruiloft – en Hoe je ze Voorkomt

Het plannen van een bruiloft is een geweldig avontuur, maar het kan ook behoorlijk stressvol zijn. Er zijn zoveel details om rekening mee te houden dat het logisch is dat er af en toe iets misgaat. Gelukkig kun je van de fouten van anderen leren! Hier zijn vijf veelgemaakte fouten bij het plannen van een bruiloft – en hoe jij ze kunt voorkomen.

1. Te laat beginnen met het boeken van leveranciers

Je hebt je droomlocatie gevonden en je weet welke fotograaf je wilt, maar als je te lang wacht met boeken, loop je de kans dat ze al volgeboekt zijn. Populaire trouwlocaties en leveranciers worden vaak een jaar (of langer!) van tevoren geboekt.

💡 Uit de praktijk:
Ik krijg geregeld aanvragen van bruidsparen die op een populaire datum gaan trouwen. Wanneer ze een half jaar van tevoren contact met me opnemen, is die datum vaak al geboekt. En dat is zo zonde! Dan moeten ze op zoek naar een andere fotograaf die misschien niet helemaal bij hun stijl past, of ze moeten de trouwdatum aanpassen.

Hoe voorkom je dit? Begin zo vroeg mogelijk met het vastleggen van de belangrijkste leveranciers: de locatie, fotograaf, videograaf en eventueel een weddingplanner. Zodra je de datum weet, kun je offertes opvragen en reserveringen maken.

2. Geen duidelijke communicatie met leveranciers

Veel bruidsparen gaan ervan uit dat hun leveranciers precies weten wat ze willen, maar vergeten duidelijke afspraken te maken. Hierdoor kunnen er misverstanden ontstaan: een DJ die het verkeerde openingsnummer draait, een fotograaf die niet weet welke groepsfoto’s belangrijk zijn, of een cateraar die de verkeerde dieetwensen doorgeeft.

💡 Uit de praktijk:
Ik heb weleens meegemaakt dat een bruidspaar tegen mij zei: "Maak er maar wat moois van, we willen gewoon een weergave van de dag en wat er om ons heen gebeurt." Een prachtige, spontane benadering, maar hierdoor waren ze vergeten dat ze ook samen op de foto moesten om een mooie herinnering van elkaar te hebben. Pas na de bruiloft, toen ze de foto's zagen, beseften ze dat ze geen romantische portretten samen hadden. Gevolg? Een paar weken na de bruiloft hebben we alsnog een extra fotoshoot gedaan. Als we dit van tevoren goed hadden besproken, hadden ze op de dag zelf die speciale foto's al gehad.

Hoe voorkom je dit?
Wees zo specifiek mogelijk in je communicatie. Maak een checklist voor je fotograaf met belangrijke momenten of een moodboard voor je bloemist. Bevestig alle afspraken schriftelijk en plan een laatste overleg vlak voor de bruiloft. Dit voorkomt stress en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.

3. De dag te vol plannen

Het is verleidelijk om de dag helemaal vol te proppen met activiteiten: een uitgebreide ceremonie, een lange fotoshoot, een diner met vijf gangen én een knallend avondfeest. Maar een te strakke planning zorgt ervoor dat je gestrest raakt en niet echt kunt genieten van de momenten.

💡 Uit de praktijk:
Ik heb eens een bruiloft gefotografeerd waarbij het bruidspaar achter elkaar door ging van de ceremonie, naar het gemeentehuis, vervolgens een fotoshoot, borrel en daarna het feest. Elk onderdeel was op een andere locatie. Wat op papier een goed plan leek, werd op de dag zelf erg gehaast. Door verkeersdrukte en kleine vertragingen moesten we steeds snel door naar de volgende plek, waardoor het bruidspaar en de gasten nauwelijks de tijd hadden om even te ontspannen en te genieten. Uiteindelijk voelde het voor hen meer als een race dan een romantische dag.

Hoe voorkom je dit?
Zorg voor een haalbare planning met voldoende ruimte voor spontane momenten. Vertrouw op je ceremoniemeester of weddingplanner om de planning in goede banen te leiden en plan bewust tijd in om even te ontspannen.

4. Te weinig aandacht voor de gastenervaring

Jullie bruiloft draait natuurlijk om jullie liefde, maar ook om de mensen die speciaal voor jullie komen. Sommige bruidsparen focussen zo op hun eigen wensen dat ze vergeten hoe de dag voor hun gasten is. Denk aan lange wachttijden tussen de ceremonie en het diner, een onhandige route naar de locatie, of een receptie zonder zitgelegenheid.

💡 Uit de praktijk:
Dit zie ik vaker gebeuren. De gasten worden alvast naar de trouwlocatie gestuurd en krijgen een kopje koffie, maar verder is er niets te doen. Dan gaat het bruidspaar met de fotograaf op pad om foto’s te maken, terwijl de gasten een uur of langer wachten zonder entertainment of iets om zich mee bezig te houden. Dat voelt voor hen als een lange, saaie pauze.

Hoe voorkom je dit?
Kijk door de ogen van je gasten: Hoe lang moeten ze wachten? Is er genoeg eten en drinken? Zijn er comfortabele plekken om te zitten? Zorg voor entertainment, een duidelijke planning en denk aan praktische zaken zoals vervoer en parkeerplekken.

5. Geen backupplan hebben voor slecht weer

Je droomt van een buitenbruiloft met een prachtige zonsondergang, maar het weer heeft soms andere plannen. Te veel bruidsparen rekenen erop dat het droog blijft en hebben geen goed alternatief.

💡 Uit de praktijk:
Ik heb al zoveel bruiloften gefotografeerd waarbij het weer op het laatste moment roet in het eten gooide. Gelukkig hadden veel bruidsparen een alternatief, maar ik heb ook meegemaakt dat er in paniek gezocht moest worden naar een binnenlocatie, terwijl de regen met bakken uit de lucht kwam. Dat had echt voorkomen kunnen worden!

Hoe voorkom je dit?
Zorg altijd voor een plan B! Kies een locatie met een binnenoptie of huur tenten als je buiten trouwt. Bespreek met je fotograaf wat de mogelijkheden zijn voor foto’s bij slecht weer. Zo weet je zeker dat je bruiloft hoe dan ook prachtig wordt. Voor extra tips heb ik een artikel geschreven met alternatieve locaties bij slecht weer: Regen tijdens de bruidsreportage, wat nu?

Het plannen van een bruiloft is een bijzondere ervaring, en hoewel er altijd onverwachte dingen kunnen gebeuren, kun je met deze tips veel stress voorkomen. Wil je zeker weten dat je trouwfoto’s perfect worden, ongeacht de omstandigheden? Neem dan contact op en laten we samen kijken hoe we jouw grote dag onvergetelijk kunnen vastleggen!

Welke valkuilen heb jij gezien op bruiloften? Deel je ervaring in de reacties!